創(chuàng)新優(yōu)化|凱利核服陽(yáng)江:妙用精益工具促進(jìn)辦公室管理提升 2023-07-16 近期,凱利核服陽(yáng)江分公司按照創(chuàng)新優(yōu)化工作要求,通過(guò)巧用精益工具,促進(jìn)了辦公室管理整體效能提升。 一、分析問(wèn)題 召開系列專題會(huì)議,辦公室用創(chuàng)新優(yōu)化思維在各具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開深入調(diào)研,發(fā)現(xiàn)在車班、劑量、TLD、勞保、體檢、庫(kù)房管理等方面尚且存在成本浪費(fèi)、效率偏低等問(wèn)題,極大影響整體辦公效能。 二、工作推進(jìn) ?。?)將辦公室業(yè)務(wù)分類,定崗定責(zé) 通過(guò)“改善Kaizen”這一精益工具來(lái)推進(jìn)工作。這是一種全員參與、積極主動(dòng)地進(jìn)行小步改進(jìn)的策略,尊重每位員工的智慧,并將其匯聚成群體智慧,以消除浪費(fèi)為目標(biāo)。根據(jù)各崗位員工職責(zé)和熟悉程度劃定了主辦精益業(yè)務(wù)范圍,但每個(gè)人不僅局限于自己的主辦業(yè)務(wù),還要在其他業(yè)務(wù)中發(fā)揮輔助作用。辦公室內(nèi)的每個(gè)人相互協(xié)作,由辦公室主任總體把控,從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和精細(xì)化管理。 (2)學(xué)習(xí)應(yīng)用精益管理工具,開拓精益思路 在追求創(chuàng)新的過(guò)程中,開拓思路是第一步。辦公室組織全體員工集中學(xué)習(xí)和研討,系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)集團(tuán)公司黨組關(guān)于開展“創(chuàng)新優(yōu)化年”的部署安排及25種精益工具,為每位員工注入創(chuàng)新優(yōu)化理念,為業(yè)務(wù)改善鋪設(shè)良好基礎(chǔ)。 三、實(shí)踐做法 (1)TLD及劑量管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:繪制VSM(價(jià)值流程圖),發(fā)現(xiàn)TLD發(fā)放過(guò)程中何處產(chǎn)生浪費(fèi),識(shí)別出相應(yīng)的改進(jìn)機(jī)會(huì)。 具體做法:一是將TLD發(fā)放從“授權(quán)式發(fā)放”改為“按需發(fā)放”精準(zhǔn)送檢,即每周期只發(fā)放給實(shí)際需要進(jìn)入控制區(qū)的人員,大幅節(jié)約成本。二是將TLD數(shù)據(jù)及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)并共享,為其它基地提供大修助力。三是及時(shí)比對(duì)TLD數(shù)據(jù)與EPD值,針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查控制。 ?。?)勞保用品管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:5S管理、連續(xù)流Continuous Flow、看板管理Kanban Systems、浪費(fèi)Muda 具體做法:一是精準(zhǔn)按需制定采購(gòu)計(jì)劃,降低庫(kù)存,降低采購(gòu)周轉(zhuǎn)資金。二是回收閑置勞保用品進(jìn)行分揀、清洗、消毒、烘干、折疊、打包、貼標(biāo)后再次利用,利用率提高至90%,自主清洗勞保費(fèi)用降至0。三是對(duì)大修人員勞保服發(fā)放實(shí)施一新一舊措施:對(duì)自帶勞保用品(除安全帽)的大修人員,兩套勞保服/一雙勞保鞋各給予50元補(bǔ)貼,既鼓勵(lì)了節(jié)約行為又控制了總體成本。四是細(xì)化勞保用品倉(cāng)儲(chǔ)管理,對(duì)勞保用品新舊分開管理,勞保服、勞保鞋、安全帽等進(jìn)行分區(qū)分類,確保庫(kù)存物資整理整潔、安全有序。 ?。?)車班管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:浪費(fèi)Muda 具體做法:一是優(yōu)化、細(xì)化安全管理制度,制定《衛(wèi)生消殺管理規(guī)定》,對(duì)車輛進(jìn)行早晚消毒,提高乘車人員安全性。二是協(xié)調(diào)減少公司行政工作人員公車使用量:進(jìn)電廠時(shí)皆采取搭乘核電巡回班車方式,各科室每月提前規(guī)劃統(tǒng)一前往市區(qū)辦事的出車時(shí)間。三是自建公司車輛清洗點(diǎn),由司機(jī)對(duì)車輛進(jìn)行清洗維護(hù),大幅節(jié)約車輛清洗費(fèi)4400元,有效實(shí)現(xiàn)降本增效。 ?。?)體檢管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:連續(xù)流Continuous Flow、浪費(fèi)Muda 具體做法:一是根據(jù)有效期將日常員工的年度體檢時(shí)間安排為上半年和下半年兩個(gè)批次,兩批次集中體檢,大大提高辦理通行卡延期的效率,從而達(dá)到不影響現(xiàn)場(chǎng)工作的目的。二是大修體檢人員數(shù)量多時(shí),請(qǐng)醫(yī)院上門到公司開展體檢,大修體檢人員數(shù)量少時(shí),聯(lián)合陽(yáng)江基地其他公司,再請(qǐng)醫(yī)院上門開展體檢。三是將復(fù)查的大修員工安排到就近正在進(jìn)行體檢的其他公司體檢車上進(jìn)行復(fù)查,以此節(jié)約路程時(shí)間和費(fèi)用成本。 ?。?)采購(gòu)管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:連續(xù)流Continuous Flow、浪費(fèi)Muda、根本原因分析Root Cause Analysis、看板管理Kanban Systems 具體做法:一是將文具用品由全部一次性發(fā)放改為分次按需給各項(xiàng)目/科室發(fā)放,并提供人員領(lǐng)用登記清單。二是對(duì)比以往采購(gòu)清單,劃掉現(xiàn)需采購(gòu)商品中的可重復(fù)使用文具項(xiàng)(例:剪刀、訂書機(jī)、文件框等),避免浪費(fèi)。三是細(xì)化采購(gòu)品類,例:以采購(gòu)筆芯代替采購(gòu)簽字筆、采購(gòu)刀片代替美工刀等,從小處將降本理念貫徹落實(shí)到位。 ?。?)住宿管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:5S管理、浪費(fèi)Muda 具體做法:一是制定入住物資確認(rèn)清單、退房物品檢查表、入職流程單及修訂離職會(huì)簽單等,規(guī)范員工宿舍物資管理,保證各宿舍物資與物業(yè)最初配置一致。二是入職與離職把控、宿舍定期抽檢,確認(rèn)物品損壞情況。三是優(yōu)化住宿程序。四是根據(jù)員工外出支持及休假等情況精準(zhǔn)開關(guān)宿舍網(wǎng)絡(luò)。 ?。?)檔案、文具管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:5S管理、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)(SOP) 具體做法:一是設(shè)立檔案室,采購(gòu)一批檔案柜,將原來(lái)散放在各個(gè)辦公室的檔案柜,統(tǒng)一到檔案室管理,對(duì)應(yīng)張貼檔案資料名錄方便快速查找。二是整理文具柜,規(guī)范張貼文具名稱對(duì)應(yīng)儲(chǔ)柜便于查找,定期對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)盤,推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)一步提高工作效率。 ?。?)辦公資源管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具:自動(dòng)化Jidoka、5S管理、浪費(fèi)Muda 具體做法:日常和大修人員培訓(xùn)所需用到的教材、題庫(kù)、試卷等用紙量相當(dāng)大,不僅存在紙張和碳粉浪費(fèi)的問(wèn)題,且紙質(zhì)材料不便攜帶使得學(xué)員的學(xué)習(xí)無(wú)法隨時(shí)進(jìn)行,一定程度也降低了考試通過(guò)率。為此,辦公室創(chuàng)建了電子題庫(kù),具有學(xué)習(xí)、復(fù)習(xí)、練習(xí)和考試的功能,極大減少紙張浪費(fèi)和打印成本,也讓學(xué)員隨時(shí)掌上學(xué)習(xí),提高了考試通過(guò)率,此方法也在其他基地公司發(fā)揮良好示范作用。